問題整理思考を作る研修

先日、「部下の成果を引き出す問題整理思考」 と題した研修に行きました。問題整理を妨げる三大原因『決められない』『動けない』『続かない』を解消し、上司に頼ることなくスピーディーに問題を整理するコツを習得できることがねらいの研修です。この研修はところどころ穴あきになっている資料と、演習シート(ワークシート)の2部を使って進められました。
1対2の研修だったのでじっくり私の問題と向き合ってもらえた気がします。
ここでの私の問題とは、私が直したいと思っているところを指します。自分の問題をどう変えていくかのアドバイスをいただけたので、道が開けてとても救われた気持ちになりました。また、研修後はさらにやる気が出て前向きにもなりました。楽しくて素晴らしい研修を受けさせていただけたのでどうか実にしたいです。今回の研修では”決める”練習も改めて出来たし、社会人として大事なこともたくさん学べました。研修を経て実践しようと思ったことは、PREP法(結論を先に言う)の意識、街のチラシや、大きなイベントのチラシデザインを意識して見る、作成時に参考にする、です。
以下は研修の流れと教わって大切だと思ったことを書きます。

資料に入る前に講師が、『自分に対して問題だと思っていたり悩んでいることはありますか。』と質問されました。私は「5W1Hを使って話したり報告することが苦手で、人に伝わりにくい言い方をしてしまう」と話しました。すると講師が”PREP法”を教えて下さいました。話す順番を結論→理由→具体例→結論にする方法です。

P=Point(結論)
R=Reason(理由)
E=Example(事例、具体例)
P=Point(結論を繰り返す)

5W1Hは理由のところで言えたら、なお良いと教わりました。確かに私は結論を言わないあやふやな話し方をよくするので、結論から先に述べることを意識しようと思いました。

資料はまず”問題”の定義から入りました。
”問題とは、期待する結果と現実の差”とても納得しました。
そして問題解決の基本三原則は、”問題を明らかにする→原因を調べる→解決策を考える”問題の原因を明らかにしないままだと、せっかく打った解決策も無駄だったり逆効果だったりするから、順番が大事。私は原因調べを飛ばしがちなので時間の無駄が起こるのはとてもよく分かりました。

演習シートでは、自分の短所をリストアップして短所変換を行いました。
親友や可愛がっている後輩がそのリストアップした短所を述べてきたらどうポジティブに返すか、という仮定で行いました。

例)自信が持てないから堂々と意見が言えない
→周りの人の意見を尊重しているよね。

よく人にはこんな風にポジティブに変換できるのですが、いざ自分となるとかなり躊躇しました。そんな時はネガポ辞典というアプリを使うのも手だそうです。面白いアプリです。この変換のねらいは、相手にも使えるし自信にも繋がるし、何より視点を変えたら新しいアイディアも浮かぶかもしれないというところでした。

次にリーダーについて学びました。これは、後輩がまだ居ない私ですが今後目指すことに繋がりました。また、上司と先輩がどんな意識で私に接しているかも少しだけ分かりました。

リーダーに必要な素質
・正直である
・先見の明がある
・仕事ができる
・やる気にさせる
=信頼ができること
パワハラはその人たちの間に信頼があるかないかで起きるものではという話をしました。受け取る側がいじめだと思う上司か、愛のムチだと思える上司か。私は会社で注意されている時も愛情を感じます。注意する理由ももらえるし、私の為に言ってくれているのが分かるような信頼できる上司と先輩だからです。

さらに褒め方と叱り方も習いました。
褒める=行動を継続させるため
・事実を褒める
・数字で褒める
・成長を褒める
・褒めても納得しない人には質問で褒める
例)どうしてこんな風に出来たの?→ここを工夫しました。→すごい!
・当たり前の基準を下げて褒める(思い当たる節がありすぎて耳が痛い)

叱る=行動を変化させるため
・1対1で叱る
・その場ですぐに叱る
・人格否定ではなく行動を叱る
・絞って叱る

相手のやる気を引き出すためにフィードバックする。
「1いいね、1アドバイス」

働く人は自立型と依存型に分かれることも学びました。
「自立型」
相手の良さを伸ばす
失敗を糧にする、あきらめない
自分で責任をとる
自分との競争

「依存型」95%の人がここに当てはまる。
相手を枠にはめる
失敗を恐れる
不満を探す
責任転嫁しがち
他人との競争

私も依存型傾向です。
でも大事なのは依存型であると自覚を持って、なるべく早く自立型になろうとすることだと思いました。

最後に演習シートを使いながら私の苦手なPDCAのP、計画を立てる練習をしました。ここでの計画は、自分の問題を直すための計画や来年の目標を考えることです。

目標を立てるコツ
・明確で簡潔
・測定可能(数字など使う)
・期限がある
・困難だが達成可能 120%の難易度
・目標と報酬が合致している

私は、「自信を持って意見できない」という自分の問題を最初に掲げていましたが、講師に「絞りましょう」とアドバイスをいただきました。まず先に、デザイン系に自信がつくようにする。自分にとって強みのあるものからアプローチして成功体験を増やすこと。そして、デザインの中でもさらにイベントフライヤーのレベルアップについてに絞りました。何をもってレベルアップなのか、というところまで決めて目標の完成です。人の評価、修正点の減少、何分かかったか、これらで成果を見ようと思っています。目標が決まったら行動です。今できることは小さなことでもすぐやることが目標達成(問題解決)の最短ルートだと言われました。例えば、街のチラシを意識的に見る。集客の多いイベントポスターを参考にする。教科書を読む。フライヤーで気になったイベントに行ってみる、などです。改めて目標設定をしてみて思ったのが、私は目標設定の時に絞り込みが出来ていないから難しくしていたのかなと感じました。具体的に決めればハードルも下げられます。問題や目標を細かく刻んで見ていく力が足りないなと思ったし、学ぶことも出来ました。

これらを経て、私がまず実践しようと思ったことは、”PREP法”の結論を先に言い、5W1Hを使って理由を述べ、具体例も挙げてから最後にまた結論を言うという意識と、街のチラシや大きなイベントのチラシデザインを意識して見る、作成時に参考にすることです。ほとんど意識面になってしまいますが、これらを毎日意識していこうと思います。

ビジネスマナーに続き、このような機会をいただけたことを大変ありがたく思います。これからもまた頑張ります。

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